» Kan Openofferte voor u doelgroepen inventariseren?
» Hoe kom ik aan de juiste database?
» Kan ik adressen huren?
» Waarom zou ik mailen?
» Hou verbeter ik de respons van mijn mailing?
» Kan ik ook de creatie van de mailing uitbesteden?
» Zijn complexe mailingen ook mogelijk?
» Kan Openofferte de responsverwerking doen?
» Kan Openofferte mijn mailing telefonisch ondersteunen?
» Hoe is data-integriteit geregeld?
» Kan Openofferte mij data-integriteit garanderen?
» Kan Openofferte met mij meedenken in het commerciële aanbod?
» Kan Openofferte mijn database up-to-date maken?
» Hoeveel tekst mag een brief bevatten?
» Kan Openofferte mijn handtekening mee printen of drukken?
» Kan Openofferte voor mij een begeleidende brief maken voor bij mijn brochure?
» Kan Openofferte voor mij gadgets verzorgen?
» Kan ik de opvang ook via een antwoordnummer regelen?
» Hoe vergroot ik de respons?
» Kan Openofferte voor mij een mailing opmaken?
» Kan Openofferte meerdere mailingen na elkaar versturen?



Kan Openofferte voor u doelgroepen inventariseren?
Maak een inventarisatie van de verschillende doelgroepen met wie u wilt communiceren. Elke doelgroep vergt een eigen benadering. Het maakt een groot verschil of u communiceert met uw medewerkers, al uw klanten, uw belangrijkste klanten, prospects of ‘verloren’ klanten.
Verplaats u in uw doelgroepen en analyseer hun behoeften. Kijk vervolgens kritisch naar uw eigen organisatie en zorg ervoor dat uw aanbod relevant is.

Hoe kom ik aan de juiste database?
Als u wilt dat uw mailing op het juiste adres terechtkomt, dan moet u een database hebben met de juiste gegevens. Dit wordt vaak onderschat. Zeker als u vaker mailings gaat versturen en het om grotere aantallen gaat, zult u een goede administratieve procedure in het leven moeten roepen. Het aantal mutaties dat jaarlijks plaatsvindt, kan oplopen tot tientallen procenten.

Kan ik adressen huren?
Als u prospects wilt benaderen, wordt het een ander verhaal. U kunt namen en adressen van beslissers huren of kopen. Huren is goedkoper dan kopen, maar u kunt deze adressen slechts eenmaal gebruiken. Kopen is duurder, maar u kunt de adressen dan wel onbeperkt inzetten. Het gevaar van kopen echter is dat de kwaliteit van het bestand snel achteruit gaat, vanwege mutaties. Wees alert als u adressen gaat huren of kopen. Zorg dat u een kwalitatief goed bestand hebt.

Waarom zou ik mailen?
U gebruikt DM vooral om de afname van producten of diensten te verhogen. Om mensen aan te zetten tot actie. Respons kan voortvloeien uit de volgende soorten mailings:
- Versturen van een enquête
- Versturen van een uitnodiging
- Versturen van een brochure
- Aankondiging van een (nieuw(e)) product / dienst
- Attent maken op speciale acties.

Uw doelstelling is om een zo hoog mogelijke respons te krijgen. Zet in verband hiermee uw kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen op papier.
Nog los van de cijfers, zal uw mailing ook impact hebben op de manier waarop uw contacten tegen uw onderneming aankijken. Deze effecten zijn echter slecht te meten.

Hoe verbeter ik de respons van mijn mailing?
‘Trial and error’ is bij DM de methode om uw respons op de lange termijn te verbeteren. Zeker als u het nog nooit eerder hebt gedaan, zult u door middel van proberen uw mailingen steeds beter kunnen inzetten. Het is raadzaam om binnen een mailing testen uit te voeren. Varieer in bijvoorbeeld adressen, ontwerp, tekst, timing en aanbod.

Kan ik ook de creatie van de mailing uitbesteden?
Bij de creatie van de mailing hebt u de keuze om alles zelf te doen of het uit te besteden. Zelf doen scheelt op uw budget. Maar wanneer u geen kennis en ervaring hebt met DM, kunt u vrijblijvend advies inwinnen. Deze kunnen de kwaliteit van uw mailing en respons aanzienlijk verhogen.

Zijn complexe mailingen ook mogelijk?
De meest eenvoudige variant van een DM-actie is een brief om uw klanten attent te maken op een kortingsactie. Soms zal alleen een brief niet volstaan.

Bij een complex product wilt u wellicht een brochure meesturen. En om op te vallen tussen uw concurrenten, heeft u creativiteit nodig om de aandacht van de ontvanger te pakken. De welbekende ‘bobbel in de envelop’ maakt klanten nieuwsgierig.
Let er bij een creatieve mailing altijd op of het 'mailpack' te versturen is en wat de verzendkosten zijn. Check dit aan het begin van het proces, of het mailpack nog door de brievenbus kan of aangebeld /afgeleverd dient te worden.

Kan Openofferte de responsverwerking doen?
Uiteindelijk draait alles om de bon of de antwoordkaart. Respons via internet zowel rechtsreeks of direct vanuit een direct e-mailing wordt momenteel veel ingezet. Belangrijk is dat u het de klant makkelijk maakt om te reageren. Let daarbij op de volgende zaken:

Codeer de bon of registratie: op die manier kunt u zien uit welk adressenbestand en uit welke mailing de respons komt.  Alle gegevens zijn dan direct voorhanden

Herhaal op de bon of registratie veld u boodschap, zodat de respondent precies weet waar hij op intekent.

Vermeld ook wat de gang van zaken is na het insturen van de bon: de respondent wordt binnen x dagen gebeld voor een afspraak, of krijgt binnen x dagen de brochure in huis.

Kan Openofferte mijn mailing telefonisch ondersteunen?
Het is gebruikelijk contactpersonen te bellen nadat u de mailing hebt verstuurd. Dat verhoogt de respons aanzienlijk, blijkt uit onderzoek.
Uw relaties hebben uw mailing als het goed is gezien en zijn op de hoogte van uw aanbod. Als u daarna contact met ze opneemt, dan kunt u daaraan refereren.
U moet wel weer capaciteit vrijmaken om de bedrijven te kunnen bellen. Zeker als het om grote aantallen gaat, zult u waarschijnlijk een telemarketingbureau in de arm moeten nemen.

Hoe is data-integriteit geregeld?
Het onafhankelijke instituut dat toezicht houdt op de naleving van deze wet, is het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).
Dit college ziet erop toe dat persoonsgegevens zorgvuldig worden gebruikt en beveiligd en dat de privacy van de burgers gewaarborgd is.

Kan Openofferte mij data-integriteit garanderen? 
De belangrijkste regels zijn dat u verplicht bent om uw geadresseerden te informeren over uw identiteit, uw doeleinde waarom u de mailing verstuurt en het recht van verzet. Als een geadresseerde verzet aantekent, bent u verplicht om het gebruik van het desbetreffende adres te stoppen.
Als u adressen huurt of koopt, verzekert u zich van het feit dat uw leverancier de wetgeving strikt navolgt.
En laat uw adressen niet alleen met uw eigen bestand ontdubbelen, maar ook met het bestand van de Stichting Zelfregulering DM, waarin mensen zijn geregistreerd die hebben aangegeven geen commerciële mailings te willen ontvangen.

Kan Openofferte met mij meedenken in het commerciële aanbod?
Denk goed na over een aanbod dat uw potentiële klanten niet kunnen weigeren. En herhaal die aanbieding bij voorkeur in de P.S. onderaan de brief: Bijvoorbeeld: 'als u voor … bestelt, geven wij u een extra korting van 10 procent'.

Kan Openofferte mijn database up-to-date maken?
Zorg dat uw adressenbestand up-to-date is. Check regelmatig de kwaliteit: bijvoorbeeld door ieder half jaar steekproefsgewijs te bellen. Heeft u zelf geen goed bestand: koop dan de adressen van uw doelgroep.

Hoeveel tekst mag een brief bevatten?
Probeer in uw verkoopbrief niet meer dan slechts één boodschap over te brengen. Dat is namelijk al moeilijk genoeg.

Kan Openofferte mijn handtekening mee printen of drukken?
Een duidelijke, krachtige handtekening onder de brief levert een aanmerkelijk hogere respons op dan een onleesbare krabbel. Laat een dergelijke brief nooit 'i.o' (in opdracht) tekenen. De brief is een persoonlijk verkoopinstrument. Vermeld onder de handtekening dus naam, functie en doorkiesnummer. Een handtekening in blauwe inkt is opvallender dan een handtekening die met zwart is geschreven (of gedrukt).

Kan Openofferte voor mij een begeleidende brief maken voor bij mijn brochure?
Het versturen van een brochure of catalogus zonder een begeleidende verkoopbrief is een doodzonde. De kans is groot dat de ontvanger de brochure te snel scant, de aantrekkelijke informatie niet ziet, en deze weggooit. Een wervende brief bijsluiten is een kleine moeite en vergroot de kans op respons aanzienlijk.

Kan Openofferte voor mij gadgets verzorgen?
Een gadget of cadeautje vergroot de respons. Hoeveel precies hangt af van de betekenis die het cadeau voor de klant heeft. Ook hier geldt weer: leef u in de klant in.

Kan ik de opvang ook via een antwoordnummer regelen?
U krijgt circa 50 procent meer respons met een antwoordkaart met antwoordnummer dan met een antwoordkaart waarop men een postzegel moet plakken. Voor een responssite ligt dit nog wat lager. Door het inzetten van Direct @-marketing kan de respons weer hoger worden door directe links naar de website c.q. pagina waar de boodschap en of registratie vermeld staat.

Hoe vergroot ik de respons?
U krijgt zo’n 30 procent meer respons als u het product in een gebruikssituatie laat zien. Het afbeelden van foto’s levert bovendien meer respons op dan het afbeelden van tekeningen.

Kan Openofferte voor mij een mailing opmaken?
Het apart melden van de productvoordelen, legt de nadruk op die voordelen. Vermeld ze daarom in een apart kader in de brief, bijvoorbeeld met een afwijkende achtergrondkleur.

Kan Openofferte meerdere mailingen na elkaar versturen?
Geef niet op. Heeft uw eerste verkoopbrief een geringe respons, stuur dan snel een tweede. Liever drie maal een mailing aan steeds dezelfde groep van 1.000, dan eenmaal een mailing aan 3.000 mensen. De eerste aanpak levert een aanzienlijk hogere respons op (circa driemaal zo hoog).
Wees niet bang te irriteren, maar benut de kracht van de herhaling.